Vi opfordrer til at I på hver institution samarbejder omkring implementering af metoderne og sparer med hinanden omkring det faglige indhold. Hvis I har spørgsmål, som I ikke kan svare på hos jer som institution, kan I kontakte:

Susan Hart, hvis det drejer sig om EMS, MIM-P eller NAA
Stine Lindahl Jacobsen, hvis det drejer sig om APCI
Jens Anderson-Ingstrup, hvis det drejer sig om dataindsamling
Cecilie Gadegaard, hvis de drejer sig om krav og rammer til dataindsamling

GDPR er blevet til for at beskytte vores alles personlige data, og vi skal derfor også beskytte persondata på de personer, der indgår i dette projekt. Som et led heri bliver alle personer pseudonymiserede ved at deres navne skiftes ud med et ID-nummer.

Fagpersonerne psesudonymiseres ved udleveringen af Indsamlingsarket, hvor I får tilsendt en 'nøgle', hvor hver Fagperson tildeles et unikt ID. Som Dataansvarlig skal I sørge for at udlevere dette ID til Fagpersonerne. Efter at Fagpersonerne har fået deres ID, kan I som Dataansvarlige selv bestemme, om I fortsat vil opbevare nøglen, eller om Fagpersonerne kun skal gemme deres ID selv.

Borgerne pseudonymiseres, når Fagpersonerne afleverer demografi-data til den Dataansvarlige, som udleverer et Borger ID til gengæld. Fagpersonen skal sørge for at knytte dette ID til den pågældende Borger, så Borgeren har mulighed for at trække sit samtykke (og dermed data) tilbage. Fagpersonen kan bruge filen ’Fagpersons_BID_index’ til dette. Filen, med denne information, skal opbevares forsvarligt og utilgængeligt for uvedkommende.

Når indsamlingsperioden er overstået d. 01. marts 2023, og når alle vurderinger på institutionen er indsamlet, skal Fagpersonen destruere det papir eller slette den fil, hvor Borgernes navne knyttes sammen med et Borger ID.

Selvom der ikke kommer til at indgå personhenførbare data eller nøgler i Indsamlingsarket eller på Indberetningsarkene skal de opbevares fortroligt, da der i dataindsamlingsperioden eksisterer nøgler, der kan knytte ID numre an til bestemt individer.

I Fase I skal Fagpersonen forholde sig til, om den pågældende Borger er blevet vurderet før, eller hvor lang tid der er gået siden første vurdering. Her skal I Dataansvarlige ikke gøre noget.

I Fase II skal Fagpersonen indsamle borgerdemografi (fx ved at bruge skabelonen) og aflevere denne til jer, hvis Borgeren ikke er blevet scoret før, eller hvis der er gået mere end 180 dage siden første scoring. I skal så indtaste informationen ud for det næste ledige Borger ID i Indsamlingsarket under fanen ’BID’, og oplyse Fagpersonen dette Borger ID. Fagpersonen skal selv sørge for, at Borger ID’et kobles på den rigtige person (fx ved at bruge filen ’Fagpersons_BID_index’).

Hvis en Borger bliver taget ind igen efter 180 dage, så skal Borgeren også have et nyt Borger ID. Det er Fagpersonen, der skal holde øje med, om en Borger bliver en ”genganger”, og hvis det er tilfældet, så skal de oplyse Borgerens tidligere ID. Det kan filen ’Fagpersons_BID_index’ hjælpe med at holde styr på. Hvis I modtager demografi på en ”genganger”, så skal I også indtaste det gamle ID i kolonnen ’Eventuelt tidligere BID’.

I Fase III skal Fagpersonen udføre sin vurdering af Borgeren. Her skal I Dataansvarlige heller ikke gøre noget.

I Fase IV skal Fagpersonen aflevere sin vurdering til jer (fx ved at bruge skabelonen, som knytter sig til den pågældende metode). I skal så indtaste informationen fra vurderingen på den fane, som knytter sig til den pågældende metode.

For at sikre data løbende skal en kopi af Indsamlingsarket sendes til Jens Anderson-Ingstrup hver måned via mail.
Du kan se et eksempel på, hvordan dette kan gøres under Tutorials længere nede på siden.
Den månedlige kopi skal sendes den første hverdag i måneden fra april 2022 til februar 2023.

For at arket kan fungere skal det være hentet ned fra den mail, du modtog det igennem. Sikr dig derfor, at du har downloadet filen og har åbnet den med Excel. Med nogle mailprogrammer (fx Gmail) kan man komme ud for, at der blot åbnes en forhåndsvisning, når man trykker på filen – OGSÅ når man har downloadet den. Det kan typisk ske ved, at man åbner filen ved at dobbeltklikke på den i sin browser fremfor at åbne den direkte fra den mappe, man har gemt den i.

’Indsend’ knappen fungerer gennem det, der hedder en ’makro’. Der kan være en række årsager til, at makroen ikke kan køre:

Du arbejder med Excel online

Microsoft tillader ikke, at makroer kan køre i onlineudgaven af Excel. Du skal derfor sikre dig, at du arbejder i desktopudgaven af Excel.

Der er ikke givet tilladelse til, at makroerne aktiveres

Afhængigt af Excel-udgave, og om man sidder ved PC eller Mac, skal man give tilladelse til, at makroer må køre. Det bliver man typisk bedt om, når man åbner filen. Det sker typisk gennem et pop-up vindue, eller det kan stå i en gul bjælke lige under formellinjen. Prøv at lukke Excel (helt) og åben dokumentet igen og se, om du får en besked om at aktivere makroer.

Du arbejder i en ældre udgave af Excel

Funktionerne i Excel-arket kræver, at man arbejder i Excel 365. Hvis du ikke har adgang til Excel 365, så skriv til Cecillie fra styregruppen for at få hjælp til at få adgang.

Som udgangspunkt er der lagt en række funktioner ind i Excel-arket som hjælper til med, at det er svært at taste helt forkert data ind. Alligevel kan det være muligt, at man har lave en trykfejl eller andet. Først og fremmest er det vigtigt, at man dobbeltjekker sin indtastning ved at sammenholde det, man har skrevet i arket, med det som Fagpersonen har afleveret. Hvis man efterfølgende opdager, at der er sket en tastefejl, så kontakt Jens. For at rette fejlen kræver det, at man har gemt Fagpersonens data, og at man kan oplyse, hvad det er, der trykket forkert. At rette fejl er ikke umuligt, men det er noget værre bøvl. Derfor; dobbelttjek hellere én gang mere.

På fanen 'Lokal status' i indsamlingsarket kan du følge med i, hvilken og hvor meget data, de forskelllige Fagpersoner har indsamlet. Tabellen og figuren opdateres automatisk, når du sender data ind i arket.