AAU logo

Institut for Kommunikation og Psykologi

Online meeting

Forskere måtte tage deres egen medicin

Arrangørerne af den 12. internationale konference om networked learning, der til dagligt forsker i emner som fjernundervisning, brugerinteraktion og digitalt understøttede arbejdsformer, måtte med kort varsel omlægge konferencen til et online format. Her kan du læse om erfaringerne og gode råd fra arrangørerne, der af omstændighederne blev tvunget til at tage deres egen medicin.

Tekst: Susanne Togeby. Foto: Colourbox. Onlineformatet på Networked Learning konferencen 2020 gjorde, at mange flere end normalt fik mulighed for at deltage.

Konference gik online og fordoblede deltagerantallet

En mandag i maj 2020 skulle professor Thomas Ryberg fra Institut for Kommunikation og Psykologi have befundet sig sammen med 100 andre forskere i et auditorium på en international konference, som han selv havde været med til at arrangere. Sådan kom det ikke til at gå, som man nok vil have regnet ud, da landets grænser på det på det tidspunkt var lukkede.

For arrangørerne, der om nogen kan siges at have indsigt i, hvordan man udveksler viden på afstand, var det oplagt at omlægge konferencen, så den foregik online. Auditorier og seminarrum blev byttet ud med konferencesystemet Adobe Connect og den sociale læringsplatform CanopyLAB. Hele 500 deltagere tilmeldte sig onlinekonferencen, og knap halvdelen dukkede op i konferencens digitale rum. Tidligere år har der været 100-120 tilmeldte til konferencen, så det er langt mere end en fordobling. Thomas Ryberg siger:

- Konferencen gik superfint og mange har givet udtryk for, at de har nydt formatet. En online konference har helt klart nogle fordele, og det er noget, vi skal tænke mere i. Men det er ikke umiddelbart nemmere, da det tager rigtig meget tid at sætte onlinerum op og informere.

Deltagere fra hele verden

Blandt fordelene er ifølge arrangørerne, at det giver deltagerne noget fleksibilitet; hvis en session ikke lige er interessant, kan man lade være at deltage i den.

En anden og nok mere signifikant fordel er, at onlineformatet åbner op for at flere kan deltage både af økonomiske og praktiske årsager. Tidligere har Networked Learning Conference, som afholdes hvert andet år, hovedsageligt tiltrukket deltagere fra Europa. Dette års online konference havde deltagere fra lande på alle verdens kontinenter, heriblandt Saudi Arabien, Indien, Rusland, Sydafrika, USA, Egypten, New Zealand og Japan.

- Det er fint at vi i Europa kan rejse og deltage i konferencer. Men der er en hel verden uden for, som ikke har de samme muligheder. Det skaber en større diversitet for konferencen og et større publikum, at den foregår online. Det er noget vi tænker over, hvordan vi kan udnytte det mere, siger Thomas Ryberg.

Også langt flere ph.d.-studerende end normalt deltog i konferencen, hvilket sandsynligvis skyldes, at det var gratis at deltage. Men her skal man være opmærksom på, at en online konference også har en pris. Morten Kattenhøj, som tog sig af den administrative del af konferenceplanlægningen, siger:

- Det er sværere at prissætte en online konference. Men vores erfaring er, at den ikke skal være gratis, for der ligger rigtig mange timer i at arrangere konferencen, især inden, men også under konferencen.

Deltagerne skal tages i hånden

Både Thomas Ryberg og Morten Kattenhøj pointerer vigtigheden af support fra nogen, der forstår både teknologien og den praksis, som teknologien skal bruges i. Det er altså ikke nok med it-medarbejder, der er stærk på det tekniske. Supporten skal også vide noget om, hvad man plejer at gøre på en konference, og hvad der er brug for i netop denne situation. Da konferencen blev afholdt i samarbejde med Syddansk Universitet, var det en medarbejder fra SDU’s universitetspædagogiske enhed, der rådgav og ydede praktisk support til både arrangørerne og deltagerne forud for konferencen. Desuden var der studentermedhjælpere og supportere fra it-service tilknyttet online-rummene under konferencen.

I det hele taget er det nødvendigt at tage deltagerne i hånden på en online konference og fortælle dem, hvad de skal gøre. Hovedtalerne blev for eksempel bedt om at gentænke deres præsentationer, så de i højere grad inddrog tilhørerne.

Der er også praktiske problemer, som at PowerPoint-præsentationerne konverteres til flash-filer, når de uploades til Adobe Connect, hvorved de mister nogle funktioner. Det var derfor nødvendigt at uploade præsentationerne og tjekke dem inden konferencen.

Morten Kattenhøj anbefaler, at man holder konferencen på så få platforme som muligt, så deltagerne ikke farer vild, eller informationer går tabt. Selv sad han og svarede på spørgsmål på både mail, i online-rummene og chatforaene, og det kunne godt være svært at overskue.

Når klokken er 8 om morgen i Danmark, er det midnat i Canada

Konferencen forløb gnidningsfrit, hvilket sandsynligvis skyldes det store arbejde, arrangørerne havde lagt inden. For eksempel blev der brugt meget tid på at få sammensat programmet, så det kunne fungere. På en international konference, hvor folk deltager hjemmefra, er de ikke i samme tidszone. Det var derfor nødvendigt at planlægge programmet med hensyntagen til tidszonerne, så en person for eksempel ikke skulle præsentere kl. 3 om natten.

Under planlægningen af programmet fandt Morten Kattenhøj ud af, at et tidszonekort, som viser lokaltiden forskellige steder på kloden, er en virkelig god idé.

Konferenceprogram med tidszoner

En onlinekonference kræver klare rammer og kommunikation

Ifølge Thomas Ryberg kræver online møder, ligesom online undervisning, typisk mere forberedelse, meget klare rammer og at man faktisk overkommunikerer. Det gælder det praktiske, hvor arrangørerne inden konference havde lagt en række forskrifter ud for deltagelse.

Det var enkle ting, som virker oplagt. Deltagerne blev for eksempel bedt om at kable internetforbindelsen eller sidde tæt på hotspot, så manglende internetforbindelse ikke skulle forstyrre, og de blev opfordret til at bruge headset med mikrofon, der som udgangspunkt skulle være slukket.

Men det handler også om selve organiseringen af sessionerne, hvordan man kan stimulere interaktion i chatten og have en moderator, der kan samle op og stille de spørgsmål, der løbende dukker op i chatten.

Konferencemiddagen har også en funktion

Det man mister ved en onlinekonference er primært det fysiske samvær, som betyder meget for de yngre kolleger, som ikke har det faglige netværk. Og så mangler det sociale, for man får et andet forhold til hinanden, når man står i en pause og sludrer eller spiser middag sammen, som gør det nemmere at gribe fat i hinanden efterfølgende. Morten Kattenhøj oplevede på den anden side også, at diskussionerne blev bedre:

- Folk kunne sidde på en chat og diskutere under præsentationerne. Normalt kan man kun snakke i pauserne, men her kunne man gøre det løbende. Det skabte nogle meget mere levende debatter.

På spørgsmålet, om Thomas Ryberg kan forestille sig at planlægge en online konference næste gang, svarer han:

- Nej og jo. For en del handler også om at møde folk, man kender, og gensynets glæde. Her er der tale om et fælleskab, der har mødtes siden 1998. Hvis ikke det er tilfældet, kunne man sagtens holde arrangementet online.

I konferencekomiteen overvejer man nu at planlægge hybrid-arrangementer, hvor nogle deltagere er med fysisk og andre online.

Networked Learning Conference-serien har delt formandskab mellem Thomas Ryberg fra AAU og Maarten de Laat fra Wollongong University. NLC2020 blev holdt med SDU som lokal arrangør og i samarbejde med Nina Bonderup Dohn, Jens Jørgen Hansen og Stig Børsen Hansen.

Kontakt

Projektmedarbejder, Morten Kattenhøj, telefon: 2299 4748, e-mail: mkat@hum.aau.dk

Professor Thomas Ryberg, telefon: 9940 7400, e-mail, ryberg@hum.aau.dk